KasSys Kassensysteme und aktuelle Anforderungen des Bundesfinanzministeriums

Allgemeine Erläuterungen

Das Bundesministerium für Finanzen hat am 26.11.2010 ein Schreiben zur "Aufbewahrung digitaler Unterlagen bei Bargeschäften" herausgegeben, welches für alle Nutzer von Kassensystemen grundlegende Bedeutung hat. Über dieses Schreiben sind im Internet umfangreiche Erklärungen zu finden, es kann von den Seiten des Bundesfinanzministeriums herunter geladen werden. Wir wollen hier nur einige Erläuterungen komprimiert zusammenfassen.

Prinzipiell sind die im BMF-Schreiben genannten Anforderungen seit Jahren bekannt, jedoch wurden diese in der Praxis bei Betriebsprüfungen in der Vergangenheit nicht wirklich umgesetzt, und es gab auch umfangreiche Ausnahmeregelungen. Nun wird es jedoch ernst, da dieses Schreiben vieles konkretisiert und feste Vorgaben gibt.

Daten müssen während der 10-jährigen Aufbewahrungsfrist jederzeit verfügbar, unverzüglich lesbar und maschinell auswertbar aufbewahrt werden. Es besteht eine Einzelaufzeichnungspflicht, eine Verdichtung von Daten ist nicht zulässig. Die Daten müssen unveränderbar und vollständig aufbewahrt werden. Ein ausschließliches Aufbewahren von Unterlagen in gedruckter Form ist nicht ausreichend, da die Daten in einem auswertbaren Datenformat vorliegen müssen.

Die konkreten Einsatzorte und –Zeiträume von Kassen sind zu protokollieren und diese Protokolle aufzubewahren.

Dies gilt auch für Unternehmer ohne Fremdpersonal.

Falls eine Kasse bauartbedingt den im BMF-Schreiben dargelegten gesetzlichen Anforderungen nicht oder nur teilweise entspricht, darf diese Kasse längstens bis zum 31.12.2016 eingesetzt werden. Dies setzt jedoch voraus, dass der Steuerpflichtige technisch mögliche Softwareanpassungen und Speichererweiterungen mit dem Ziel durchführt, die nun konkretisierten gesetzlichen Anforderungen zu erfüllen. In diesem Zusammenhang hat der Gesetzgeber auch die „Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfung digitaler Unterlagen (GDPdU)“ vom 16.07.2001 normiert. Dazu wird die prüfeigene Software IDEA verwendet. Die zuständigen Finanzbehörden haben auch das Recht auf zur Verfügungstellung der Daten auf einem maschinell verwertbaren Datenträger (z.B. CD), die mit IDEA kompatibel ist.

Die Übergangszeit bis zum 31.12.2016 dient dem Bestandsschutz vorhandener Kassen, die nicht aufrüstbar sind. Für alle anderen Kassen gilt, dass eine Aufrüstung zwingend erforderlich ist. Die Übergangsfrist ist jedoch an harte Regeln gebunden, die nur durch hohen manuellen Aufwand umzusetzen sind, so müssen z.B. alle Rechnungen kopiert und aufbewahrt werden.

Wie sich dies auf Kassen auswirkt, die zwar den Anforderungen nicht vollumfänglich entsprechen, jedoch neu angeschafft werden, scheint umstritten, und ist bestenfalls vom Prüfer abhängig.  

Grundsätzlich gilt gemäß des BMF-Schreibens: "Die Feststellungslast liegt beim Steuerpflichtigen."

Unserer Einschätzung nach sollte bezüglich dieses Schreibens kein Risiko eingegangen werden, um mögliche Schätzungen durch das Finanzamt zu umgehen. Einige Punkte werden derzeit möglicherweise unterschiedlich bewertet und ausgelegt, sowohl von Experten als auch Prüfern selbst. Letztlich ist jedoch der Steuerpflichtige selbst für das verantwortlich, was er liefern kann oder nicht. Was der Finanzprüfer fordert, ist möglicherweise regional unterschiedlich.   

Unsere Empfehlung: Falls Sie derzeit bereits ein Kassensystem einsetzen, prüfen Sie bitte unbedingt, ob dieses den aktuellen Anforderungen des BMF entspricht, oder ob zumindest kurzfristig eine entsprechende Nachrüstung möglich ist! Das Kassensystem darf Daten niemals so speichern, dass diese nachträglich geändert werden könnten. Das Kassensystem muss alle Buchungen der letzten 10 Jahre vorhalten können. Außerdem muss zwingend eine Exportfunktion im vom Finanzamt lesbaren Format vorhanden sein.

Zusammenarbeit mit KasSys Kassensoftware

Alle KasSys Kassenprogramme speichern Daten grundsätzlich unveränderbar. Alle Datenbanken sind verschlüsselt, so dass eine nachträgliche Änderung von Daten nicht möglich ist. Es werden auch keinerlei Daten gelöscht, so dass diese auch die 10-jährige Aufbewahrungsfrist ermöglichen.

Diese Voraussetzung des BMF wird also schon immer vollumfänglich erfüllt. Die übrigen Punkte sind abhängig von der verwendeten Kassensoftware.

Für alle Windows-Kassen von KasSys stehen Updates zur Verfügung, die alle Anforderungen inklusive des Daten-Exportes in das IDEA-Format des BMF erfüllen. Selbstverständlich ist auch der Export von Daten möglich, die vor Installation des Updates erzeugt wurden (falls diese unkomprimiert gespeichert wurden). Sollten Sie über eine ältere Version verfügen, sprechen Sie uns bitte wegen eines entsprechenden Updates an.

Alle neu ausgelieferten Kassen-Programme von uns sind mit diesen Funktionalitäten ausgestattet.

Miami32 / Tampa32

Unsere Windows-Kassensoftware Miami war in einer Version verfügbar, die Daten komprimiert speichert, und in einer Version, die alle Einzelbuchungen speichert.

Da eine komprimierte Datenspeicherung nicht mehr zulässig ist, ist bei diesen Installationen eine Softwareumstellung zur Erfüllung der gesetzlichen Vorschriften zwingend erforderlich. Miami32 verfügt über eine Auslagerungsfunktion, mit der ältere Jahrgänge in separate Datenbanken ausgelagert werden, um die Datenbankgröße der aktuell in Bearbeitung befindlichen Statistikdatei zu reduzieren. Dieser Vorgang hat keinen Einfluss auf das GDPdU-Modul, natürlich werden auch ausgelagerte Daten korrekt, unveränderbar und verschlüsselt, exportiert.

Für Miami32 und Tampa32 steht ein Zusatzmodul zur Verfügung, welches den Datenexport im vom Finanzamt geforderten IDEA-Format gemäß den GDPdU-Richtlinien ermöglicht.

Es wird empfohlen, dieses Modul, mit dem auch ein Software-Update verbunden ist, unverzüglich nachzurüsten, da auch innerhalb der Software selbst bestimmte Änderungen erforderlich waren, um alle Speichervorgänge hinsichtlich der gesetzlichen Anforderungen zu überprüfen und anzupassen.

Falls ein älteres Kassenmodell im Einsatz ist (z.B. Panasonic Edelstahlkassen JS170) ist zu beachten, dass die aktuelle Softwareversion wesentlich umfangreicher ist, und höhere Anforderungen an die Hardware stellt. In diesem Fall ist es erforderlich, dass zumindest der Hauptspeicher der Kasse auf 256MB aufgerüstet werden muss. Trotzdem muss damit gerechnet werden, dass die Arbeitsgeschwindigkeit der Kasse durch das Software-Update langsamer wird. Da diese Hardware inzwischen schon recht alt ist, ist zu überlegen, ob der Aufwand für eine Speicheraufrüstung noch rentabel ist (auch unter dem Gesichtspunkt, dass die Arbeitsgeschwindigkeit reduziert ist), oder der Austausch der Hardware gegen schnelle zeitgemäße Hardware vorzuziehen ist.

Gobi Kassen

Gobi wurde konzipiert, um speziell auf Kassen, die statt Festplatte mit einer CF-Speicherkarte ausgestattet sind, zu laufen. Da deren Größe wesentlich geringer ist als bei Festplatten, wurden Daten von Gobi komprimiert gespeichert.

Da dies zukünftig nicht mehr zulässig ist, steht für Gobi Kassen ein Software-Update zur Verfügung, welches die Daten zukünftig als Einzelbuchungen speichert. Dieses Software-Update beinhaltet auch das GDPdU-Modul, welches den Datenexport im IDEA-Format des Finanzamts ermöglicht.

Da die CF-Cards, die vor allem in der Panasonic JS790-WS verbaut sind, zu klein sind, um die dadurch zukünftig entstehenden Datenmengen vorzuhalten, ist ein Hardware-Upgrade durch Austausch der CF-Karte durch eine Festplatte erforderlich. Dies ist mit der Panasonic JS-790WS möglich. Aus diesen Gründen ist für Gobi Nutzer eine entsprechende Umstellung zwingend erforderlich, um die gesetzlichen Anforderungen zu erfüllen.

Miami / Tampa für DOS

Unsere DOS-Kassensoftware, die seit 1994 auf dem Markt ist, speichert alle Einzelbuchungen unveränderbar. Jedoch steht für die DOS Software kein GDPdU-Modul zum Auslesen der Daten zur Verfügung. Dies bedeutet, dass die Daten nicht unverzüglich in einem vom Finanzbeamten elektronisch lesbaren Format zur Verfügung gestellt werden können.

Miami für DOS befindet sich im erweiterten Support. Dies bedeutet, dass im Problemfall Hilfestellung geleistet wird, jedoch wird es keine neuen Versionen mehr geben.

Ein Upgrade auf Miami32 bzw. Tampa32 oder auch Gobi ist möglich, auch mit Übernahme der vorhandenen Daten. Dadurch haben Miami-DOS-Anwender die Möglichkeit, ohne Datenverlust, und vor allem auch ohne große Einarbeitung, weiterhin mit ihrer vertrauten Umgebung zu arbeiten, und gleichzeitig die gesetzlichen Vorgaben zu erfüllen.

Wir empfehlen für Miami DOS-Kassen den Umstieg auf Miami32 oder Gobi, längstens bis die Übergangsfrist am 31.12.2016 abgelaufen ist. Ob derzeit noch Neuanschaffungen von Kassen zulässig sind, die die Anforderungen des BMF nicht vollumfänglich erfüllen, ist umstritten, und letztlich vom jeweiligen Prüfer abhängig. Tatsächlich sind derzeit noch Kassen im Handel erhältlich, die nicht den Anforderungen entsprechen, und dies voraussichtlich auch nie tun werden.

Es ist zu beachten, dass etliche der im Einsatz befindlichen Miami-DOS-Kassen von der Hardwareauslegung eine Nutzung der Windows-Versionen nicht ermöglichen. Miami für DOS wird seit etwa 2004 nur noch in Verbindung mit gebrauchter Hardware verkauft, die einen Einsatz der Windows-Software nicht erlaubten. Da viele der derzeit noch im Einsatz befindlichen DOS-Hardware inzwischen sehr alt ist, ist naturgemäß mit Ausfällen zu rechnen, die eine Reparatur unwirtschaftlich machen. Derzeit besteht zwar noch die Möglichkeit des Austauschs von defekter DOS-Hardware. Jedoch empfehlen wir, einen Hardwaredefekt an einer DOS-Kasse zum Anlass zu nehmen, die Kasse gegen eine zeitgemäße und den neuen gesetzlichen Anforderungen entsprechende Miami32- oder Gobi-Kasse auszutauschen.

Bitte sprechen Sie uns für ein Aktionsangebot einer Gobi-Kasse mit Übernahme Ihrer vorhandenen Daten an!

Welche Daten werden vom GDPdU-Modul übergeben?

Das GDPdU-Modul übergibt alle Einzelbuchungen in eine von Finanzprüfern lesbare Datei im IDEA-Format. Sollten Zusatzmodule, wie z.B. das Fakturierungs- oder Kassenbuchmodul vorhanden sein, werden diese Buchungen ebenfalls mit übergeben. Übergeben werden auch Änderungen an Systemparametern, Artikelstammdaten und Bedienerstammdaten. In der aktuellen IDEA-Version 9 werden auch Trainingsbuchungen mit übergeben.

Hinweis

Die KasSys GmbH kann keine rechtlichen oder steuerlichen Fragen klären, oder in diesen Fragen beratend tätig sein. Dieses Dokument stellt lediglich unsere Einschätzung dar. Für die Richtigkeit dieser Schlussfolgerungen übernehmen wir keinerlei Gewähr, jede Haftung ist ausgeschlossen. Bitte befragen Sie auch Ihren Steuerberater zu diesem Themenkomplex.

 


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